Offre d'emploi Adjoint(e) administratif(tive) - Gestion Eric Gilbert inc. - Shawinigan

Description du poste

Description du poste :

Répondre et diriger les appels téléphoniques;
Organiser et planifier les rendez-vous;
Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées;
Gérer les listes de contacts;
Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires;
Aider à la préparation de rapports réguliers;
Développer et maintenir un système de classement;
Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau;
Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et de nouveaux fournisseurs;
Gérer les listes de contacts;
Réserver des arrangements de voyage;
Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses;
Fournir un soutien général aux visiteurs;
Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes;
Fournir des informations en répondant aux questions et aux demandes;
Assurer la liaison avec les adjoints administratifs et les adjoints administratifs principaux pour traiter les demandes et les demandes des cadres supérieurs;
Prendre la dictée;
Rechercher et créer des présentations;
Générer des rapports;
Gérer plusieurs projets;
Préparer et vérifier les factures;
Développer le personnel administratif en fournissant des informations, des opportunités éducatives et des opportunités de croissance expérientielle;
Assurer le fonctionnement de l’équipement en remplissant les exigences d’entretien préventif, appeler pour des réparations, tenir à jour les inventaires d’équipement, évaluer de nouveaux équipements et techniques;
Maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d’inventaire, anticiper les fournitures nécessaires, placer et accélérer les commandes de fournitures, vérification de la réception des fournitures;
Maintenir les connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers éducatifs, examiner les publications professionnelles, établir des réseaux personnels, participer à des sociétés professionnelles;
Contribuer à l’effort d’équipe en réalisant des résultats connexes au besoin;
Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
Organiser les arrangements de voyage pour les cadres supérieurs;
Écrire des lettres et des courriels au nom d’autres employés de bureau;
Réservez des conférences téléphoniques, des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, etc.;
Remplacez à la réception au besoin;
Maintenir les systèmes de classement informatiques et manuels;
Gérer les informations sensibles de manière confidentielle;
Prenez des minutes précises des réunions;
Coordonner les procédures de bureau;
– Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
– Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
– Résoudre les problèmes administratifs
– Recevoir, trier et distribuer le courrier
– Répondre aux appels téléphoniques et les transférer
– Gérer les rendez-vous du DG
– Maintenir à jour les registres des congés des employés
– Coordonner les réparations de l’équipement de bureau
– Accueillir et aider les visiteurs au bureau
– Photocopier et imprimer des documents

Qualifications requises

Expérience confirmée en tant qu’adjointe administrative, assistante virtuelle ou assistante administrative de bureau
Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
Connaissance pratique de l’équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
– Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
– Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail
– Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
– Excellentes compétences de communication écrite et verbale
– Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche
– Diplôme d’études secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire sera un atout

Aptitudes

– Compétences en rédaction administrative
– Compétences Microsoft Office
– Professionnalisme
– Résolution de problème
– Gestion des achats
– Contrôle de l’inventaire
– Communication verbale
– Procédures d’administration de bureau
– Qualifications de dactylographie
– Attention au détail
– Précision
– Multi-tâche
– Compétences téléphoniques
– Travail en équipe
– Discrétion et jugement
– La patience

EXIGENCES — AUTRES

*Le service pour postuler en ligne s’adresse uniquement aux participants des services du SEMO Mauricie. Si vous n’avez pas de dossier au SEMO, nous vous invitons à entrer en contact directement avec l’employeur.

Date d'entrée en fonction

02|19|2024

Type de poste

temps plein

Horaire

jour

Salaire

à discuter

Nombre d'heures

35

Période de paie

chaque semaine

Qualifications

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